Coördinerend medewerker BAN (Bureau Agendering en Notulering)

Wil je een belangrijke rol spelen in het proces van de bestuurlijke besluitvorming en als eerste op de hoogte zijn van wat er allemaal in de stad speelt? Wij hebben de fulltime functie!
bannerimage

Wat kom jij waarmaken voor Eindhoven?

Het team BAN vormt 'de slagader' naar het gemeentebestuur. Dat betekent dat alle dossiers waarin een besluit van het college, burgemeester of raad wordt gevraagd, door jouw handen gaan.

  • Je hebt totaaloverzicht op het bestuurlijk besluitvormingsproces, zorgt voor coördinatie- en verdeling van de werkzaamheden en bent eerste aanspreekpunt voor de adjunct-secretaris;
  • Je ondersteunt de adjunct-gemeentesecretaris bij bepaalde taken (deelname dossierteam, annotatie vergadering);
  • Je verzorgt de administratieve ondersteuning van het bestuurlijk besluitvormingsproces. Dat betekent dat je dossiers verzamelt, op een goede manier ordent en agendeert. Je overlegt met de betrokken collega's en afdelingen om het college op tijd van de juiste stukken en informatie te voorzien;
  • Je bewaakt het proces rondom de dossiers vanaf het aanbieden door de sectoren tot en met het terugkoppelen van besluiten. Jij bewaakt deadlines en prioriteert. Je zorgt continu voor een goede doorstroom;
  • Je verzorgt de administratieve afhandeling van de informatiestromen tussen college en raad. Met de Griffie stem je af over dossiers die door het college behandeld zijn en naar de raad gaan;
  • Je bent er als het college jou nodig heeft en speelt in op hun vragen. Daarbij komen regelmatig piekmomenten voor, die jij in goede banen leidt.

Met wie doe je dat?

Als medewerker BAN maak je deel uit van het team Bureau Agendering en Notulering (BAN). Hier werken in totaal drie personen. Het team BAN is onderdeel van de afdeling Bestuurszaken van de sector Veiligheid, Juridische zaken en Bestuurzaken (VJB).

Je werkt nauw samen met je collega's van team BAN, met de bestuursadviseurs en de adjunct-secretaris. Ook heb je breed contact met collega's uit de hele organisatie die dossiers aanleveren.

Hoe maak jij het waar?

  • Je hebt tenminste een afgeronde mbo-opleiding met een hbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt minimaal 2-3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol;
  • Je hebt kennis van de bestuurlijke organisatie en kunt prima omgaan met strikte vertrouwelijkheid;
  • Je kunt goed samenwerken, werkt zeer nauwkeurig en bent stressbestendig. Je bewaart de rust, ook tijdens de piekmomenten. Je staat stevig in je schoenen en geeft het aan als een deadline niet gehaald wordt en daardoor een dossier niet verder kan;
  • Je hebt een goed beeld van de gemeentelijke organisatie en hoe het werkt. Je kent de verschillende functies, en hoe je met de verschillende personen en verhoudingen om moet gaan;
  • Je bent zeer vaardig in het werken met geautomatiseerde systemen. Dat we bezig zijn met de verandering naar een geautomatiseerd en digitaal proces, zie jij als een mooie uitdaging;
  • Wanneer nodig, ben je flexibel in je werktijden en beschikbaarheid (dinsdagen soms tot 18.30 uur). Per week en door het jaar heen zijn er verschillende piekmomenten.

Hoe maken wij jou blij?

Met een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans. Verder mag je rekenen op:

  • een jaarcontract. Als we van beide kanten tevreden zijn, wordt het omgezet naar een vast contract;
  • maximaal € 3.591- bruto per maand (bij 36 uur per week);
  • 23 vakantiedagen per jaar (als je fulltime werkt). Hiernaast kun je ADV dagen opbouwen en zo in totaal ongeveer 10 weken verlof opnemen per jaar. Werk je in deeltijd, dan is dat natuurlijk naar rato;
  • een vrij besteedbaar bedrag van 17,05% van je brutosalaris. Dit bestaat onder andere uit de vakantie- en eindejaarsuitkering en levensloopbijdrage;
  • een vergoeding als je met het OV reist. Of een vergoeding als je 'groen' reist. Dus als je wandelt, fietst of per e-bike komt;
  • ruimte om jezelf te ontwikkelen door cursussen en trainingen;
  • een werkplek in het centrum van Eindhoven. Ook kan je thuiswerken.

Kom jij het maken voor Eindhoven?

Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis.

Ook wij denken al na over het 'nieuwe normaal'. Medewerkers zullen minder vanuit kantoor en meer online werken. Dat betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en gelijke kansen: dat vinden wij heel belangrijk. Daarom ontvangen we graag jouw sollicitatie, als je voldoet aan onze wensen. Ongeacht je achtergrond, geslacht, beperking, religie/overtuiging of leeftijd.

Solliciteren kan tot en met 13 juni. We lezen in jouw motivatiebrief graag wat jij voor Eindhoven komt maken met jouw talenten. Met vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden kun je terecht bij Werner Töller, 06-5463 0871. Heb je nog inhoudelijke vragen? Martijn Schavemaker, Hoofd bestuurszaken en adjunct-gemeentesecretaris, staat je graag te woord via 06-1190 3047.

Acquisitie stellen wij niet op prijs.

Vacature informatie

  • 36 uur per week
  • max. € 3.591,-
  • Maak de organisatie sterker
  • Martijn Schavemaker 06 1190 3047