Administratief secretarieel medewerker / office medewerker (BBL)

Wil jij ervaren hoe het is om te werken voor een non-profitorganisatie? Dan hebben wij een uitdagende leerwerkplek voor jou bij de sector Economie en Cultuur.
bannerimage

De sector Economie en Cultuur (EC) van de gemeente Eindhoven houdt zich bezig met het realiseren van een aantrekkelijk vestigings- en verblijfsklimaat in de stad en de regio Zuidoost-Brabant. De sector is een cluster van Economische zaken en Arbeidsmarkt, Citymarketing en Evenementen, Kunst, Cultuur en Design en het Holland Expat Center.

Wat kom jij waarmaken voor Eindhoven?

Vanuit Eindhoven247 (de front office waarmee wij nauw samenwerken) komen subsidieverzoeken inclusief een advies binnen bij de sector EC. Deze adviezen moeten administratief afgehandeld worden. Denk aan het maken van beschikkingen en ervoor zorgen dat de subsidie betaald kan worden. Nadat het evenement heeft plaatsgevonden beoordeel je de verantwoording en wordt de subsidie vastgesteld d.m.v. een vaststellingsbrief. Maar er zijn nog meer leuke en uitdagende werkzaamheden binnen deze dynamische sector, zoals relatiemanagement, activiteiten voor het business programma en het bieden van secretariële ondersteuning.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

  • Administratieve afhandeling van subsidieverzoeken: het maken van beschikkingen en afwijzingen en werken met het digitale postregistratiesysteem (Silverdocs).
  • Agendabeheer, het maken van de agenda voor vergaderingen en verslaglegging voor het Team Evenementen.
  • Subsidieaanvragen inclusief financiën bijhouden in een totaaloverzicht.
  • Actief deelnemen aan overleggen met externe partners, zoals Eindhoven247.
  • Afspraken maken met diverse partijen.
  • Werkzaamheden verrichten in het relatiemanagementsysteem (CRM).
  • Meehelpen met de organisatie van (business)evenementen.
  • Secretariële ondersteuning voor de sector EC, zoals het beantwoorden van de telefoon, het verzenden van brieven, vergaderingen en bijeenkomsten plannen, archiefbeheer, agenda- en mailboxbeheer, bezoekers ontvangen en inspelen op vragen van collega’s en het sectorhoofd.

  

Met wie doe je dat?

Je draait mee in het Team Evenementen, bestaande uit een beleidsadviseur, een projectmanager en een financieel adviseur, waarmee de evenementen en de adviezen van Eindhoven247 inhoudelijk en financieel worden besproken. Daarnaast verricht je secretariële werkzaamheden onder begeleiding van de sectorsecretaresse en ben je de vraagbaak voor de collega’s van de sector EC.

 

Hoe maak jij het waar?

  • Je volgt een BBL-opleiding mbo-niveau 4 of hoger.
  • Je bent goed in de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift.
  • Je bent accuraat en vindt het leuk om overzicht te houden en deadlines te bewaken.
  • Je hebt ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
  • Je hebt een actieve werkhouding en neemt graag initiatief.
  • Je past binnen onze organisatie met de kernwaarden eigenaarschap, samenwerken en vertrouwen.

 

Hoe maken wij jou blij?

Met een leerwerkplek waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. Een informele werksfeer en oog voor een goede werk- en privébalans. En waarin jouw ontwikkeling centraal staat. Verder mag je rekenen op:

  • een jaarcontract;
  • maximaal € 1680,00 bruto per maand (bij 36 uur per week);
  • 23 vakantiedagen (als je fulltime werkt). En je kunt ADV opbouwen;
  • een vrij besteedbaar bedrag van 17,05% van je bruto salaris. Dit bestaat uit o.a. de vakantie- en eindejaarsuitkering en levensloopbijdrage;
  • een vergoeding voor een trajectkaart van max. €60,- per maand als je met de trein/bus reist of een vergoeding als je “groen” reist dus als je wandelt, fietst of per e-bike komt;
  • ruimte om jezelf te ontwikkelen door cursussen en trainingen;
  • een werkplek in het centrum van Eindhoven. Ook kun je (in overleg) thuis werken.

 

Kom jij het maken voor Eindhoven?

Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis.


Interesse? Reageer dan uiterlijk 23 augustus. We lezen in jouw motivatiebrief graag wat jij voor Eindhoven komt maken met jouw talenten. Heb je nog vragen? Trudy van Gurp staat je graag telefonisch te woord via 040-2386180/06-13927426 of per email via t.van.gurp@eindhoven.nl.

Vacature informatie

  • 32 uur per week
  • max. € 1680,-
  • Maak de organisatie sterker
  • Trudy van Gurp +31 040-2386180