Medewerker Vastgoedbeheer

Breng jij de juiste achtergrond mee op de snijvlakken van financiën, administratie, systemen én inhoudelijk vastgoed. En zorg jij ervoor dat jouw collega's het primaire proces, onderhoud en ontwikkeling van het gemeentelijk vastgoed kunnen uitvoeren? Dan hebben wij dé vacature!
bannerimage

Vastgoed heeft zich de afgelopen jaren flink doorontwikkeld. Ook voor de komende jaren hebben we hoge ambities om ons door te blijven ontwikkelen en zijn we steeds meer informatiegericht aan het sturen. Belangrijk hierin is dat de informatie in de diverse systemen waarvan we gebruik maken binnen vastgoed, goed wordt geregistreerd en dat er wordt bijgestuurd, daar waar we afwijkingen constateren om zodoende de informatie op orde te hebben.

De afdeling vastgoed binnen het ruimtelijke domein is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van ca. 450 gemeentelijke gebouwen en is verantwoordelijk voor de realisatie van nieuwbouw en grootschalige renovaties. De afdeling bestaat uit vier teams: Portefeuillemanagement, Onderhoud, Projecten en Vastgoed Support..

Vastgoed kenmerkt zich door platte, informele en collegiale werksfeer waarbij collega's voor elkaar klaar staan om elkaar te helpen en te ondersteunen. Naast het dagelijkse werk vinden we het ook belangrijk om de informele momenten te nemen met elkaar. Wij vinden het belangrijk dat dit ook bij jou past als persoon om je 'thuis' te voelen bij ons.

Wat kom jij waarmaken voor Eindhoven?

Je gaat aan de slag bij de backoffice van vastgoed, waar een verantwoordelijke taak ligt aangaande de controle op opdrachten, correcte gegevens in het vastgoedsysteem, facturatie, het voeren van een correcte dataregistratie binnen onze diverse systemen. Hierbij kun je de verbinding maken tussen inhoud van opdrachten vanuit techniek, financiën, administratie en systemen en weet hierin het overzicht te houden en daar waar nodig tijdig in te grijpen en bij te sturen. Je vindt het dan ook leuk om veelzijdig te zijn, dingen (bij) te leren en bent als persoon accuraat en nauwgezet.

  • Je draagt zorg voor de controle op het gebruik van de juiste budgetten, leverancier gegevens, soort opdracht in het vastgoedsysteem Planon, waar vanuit door de techneuten van vastgoed de opdrachten worden uitgezet naar de contractpartners. Hierop stuur je waar nodig bij zodat budgetten en boekingscombinaties correct zijn;
  • Je draagt op zelfstandige wijze zorg voor de servicekosten verrekening met huurders op basis van verhuurcontracten in afstemming met de portefeuillemanager van vastgoed, waarna je zorgt voor de facturatie richting huurder;
  • Je draagt zorg voor de maandelijkse verzending van huurfacturen / prolongatie (met een jaaromvang van ca negen mln), waarbij je controle uitvoert op juistheid en volledigheid waarbij je gebruik maakt van diverse systemen waar vastgoed mee werkt;
  • Je draagt zorg voor het boeken en verwerken van de afrekeningen van specifieke vastgoed objecten per kwartaal en VPS (leegstandsbeheer), waarbij je de bijbehorende opbrengsten en kosten op de juiste wijze boekt. Hierbij signaleer je afwijkingen en rapporteer je naar de financieel vastgoed adviseur en / of de verantwoordelijk portefeuillemanager;
  • Je draagt zorg voor de juiste coderingen van de boekingen aangaande o.a. verzekeringspremies, OZB-heffing(en), rioolheffing, waterschapsbelasting en afvalstoffenheffing aan de hand van omschrijving, coderingen, grootboekrekening en kostenplaats t.b.v. memoriaal boeking;
  • Je draagt zorg voor beheer en wijzigingen van specifieke gegevens in het vastgoedsysteem Planon aan de hand van binnen gekomen mutatieformulieren en bent back-up voor de verhuuradministratie aangaande de juistheid en volledigheid van de registratie van verhuurcontracten;
  • Je draagt zorg voor de regievoering vanuit vastgoed aangaande de jaarlijkse accountantscontrole in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij je in voorkomende gevallen ook zelf zorg draagt voor het aanleveren van de juiste documenten;
  • Je draagt zorg voor het aanmaken van memoriaal boekingen namens de financieel vastgoed adviseurs en hebt hierin een nauwe samenwerking;

Collega, Robin Beckers: "In deze functie werk je zelfstandig maar heb je veel contact met diverse collega's. Het ene moment help je een technisch ambtenaar een werkorder uit te zetten en het volgende moment bespreek je een servicekostenafrekening met de deelportefeuillemanager die je zelf hebt opgesteld. Ondersteunend aan de afdeling, financieel en administratief, jij zorgt ervoor dat de collega's het primaire proces, onderhoud en ontwikkeling van het gemeentelijke vastgoed, kunnen uitvoeren. "

Met wie doe je dat?

Als medewerker backoffice Vastgoed maak je onderdeel uit van het team Vastgoed support, bestaande uit drie financieel adviseurs, twee backoffice medewerkers, een technisch systeem adviseur, een informatiemanager en drie Servicedesk medewerkers. Je werkt nauw samen met de technisch systeem adviseur, technisch adviseurs, technisch beheerders, financieel adviseurs, portefeuillemanagers, waarbij het directe team uit 29 mensen bestaat.

Hoe maak jij het waar?

  • Je hebt een afgeronde mbo-opleiding en een mbo+ werk- denkniveau in de financieel / administratieve richting, bij voorkeur meao en/of spd;
  • Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie, waarbij je aantoonbaar kunt maken dat je ervaring hebt ten aanzien van het voeren van administratie in samenhang met financiën en het werken met specifieke software systemen / applicaties;
  • Je kunt goed samenwerken, bent accuraat en nauwgezet en kan daar waar nodig presteren onder tijdsdruk;
  • Je pro-actieve houding, bent constructief en kunt oplossingsgericht denken en werken om de gestelde (afdelings-)doelen te bereiken;
  • Je hebt een flexibele instelling en staat ervoor open om nieuwe dingen te leren en jezelf te ontwikkelen;

Hoe maken wij jou blij?

Met een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven en deel uitmaakt van een enthousiast team van vastgoedspecialisten. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans. Verder mag je rekenen op:

  • een jaarcontract en bij goed functioneren wordt deze omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd;
  • in verband met onze benchmark, willen we jou verzoeken een eerste salarisindicatie te vermelden in jouw motivatie;
  • 23 vakantiedagen per jaar (als je fulltime werkt). Hiernaast kun je ADV dagen opbouwen en zo in totaal ongeveer 10 weken verlof opnemen per jaar. Werk je in deeltijd, dan is dat natuurlijk naar rato;
  • een vrij besteedbaar bedrag van 17,05% van je brutosalaris. Dit bestaat onder andere uit de vakantie- en eindejaarsuitkering en levensloopbijdrage;
  • een vergoeding als je met het OV reist. Of een vergoeding als je 'groen' reist. Dus als je wandelt, fietst of per e-bike komt;
  • ruimte om jezelf te ontwikkelen door cursussen en trainingen;
  • een werkplek in het centrum van Eindhoven. Je zult ook deels vanuit thuis werken.

Kom jij het maken in Eindhoven?

Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis.

Voor de meeste functies, zo ook voor deze functie, geldt dat hybride werken mogelijk is. Medewerkers zullen daarom minder vanuit kantoor en meer online werken. Dat betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en gelijke kansen: dat vinden wij heel belangrijk. Daarom ontvangen we graag jouw sollicitatie, als je voldoet aan onze wensen. Ongeacht je achtergrond, geslacht/gender, beperking, seksuele oriëntatie, religie/overtuiging of leeftijd.

Solliciteren

Reageren kan t/m 31 augustus. We lezen in jouw motivatiebrief graag wat jij voor Eindhoven komt maken met jouw talenten. Met vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij Werner Töller, Senior corporate recruiter, via 06-54630871. Heb je nog inhoudelijke vragen? Marc Bax, teamleider Vastgoed Support staat je graag te woord via 06-11903850.

Gesprekken vinden plaats in de periode tussen 12 en 14 september 2022.

Acquisitie stellen wij niet op prijs.

 

Vacature informatie

  • 28 - 36 uur per week
  • Maak Eindhoven beter leefbaar
  • Marc Bax 06-11903850